Política de Privacidad

VIVAR AI (en adelante "la Empresa", "nosotros") es responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de su plataforma de automatización e inteligencia artificial.

• •Nombre: VIVAR AI
• •País de operación: Colombia
• •Correo de contacto: vivaraiagencia@gmail.com

Esta política aplica a clientes, usuarios finales y a cualquier persona cuyos datos sean tratados en el contexto de los servicios de VIVAR AI.

Recopilamos datos en las siguientes categorías:

No recopilamos intencionalmente datos sensibles (datos de salud, creencias religiosas, orientación sexual, etc.) conforme al Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Tratamos los datos personales para las siguientes finalidades:

• •Prestar el servicio de agente conversacional de IA contratado por el cliente.
• •Responder automáticamente a mensajes entrantes en nombre del negocio cliente.
• •Mejorar la precisión y calidad de las respuestas del agente.
• •Gestionar la relación contractual con los clientes (facturación, soporte).
• •Generar reportes de rendimiento y analítica para el cliente.
• •Cumplir con obligaciones legales aplicables.

Base legal: El tratamiento se fundamenta en (i) la ejecución del contrato de prestación de servicios, (ii) el consentimiento del titular cuando aplique, y (iii) el cumplimiento de obligaciones legales, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

VIVAR AI utiliza la API de Meta para Plataformas de Mensajería para ofrecer respuestas automáticas a usuarios que contactan a nuestros clientes a través de Facebook Messenger, Instagram Direct y WhatsApp Business.

• •Los datos de mensajería solo se usan para responder la conversación iniciada por el usuario.
• •No utilizamos estos datos para publicidad, perfilado comercial ni los vendemos a terceros.
• •El acceso a los datos está limitado a los permisos explícitamente autorizados en la revisión de la App de Meta.
• •Cumplimos con las Políticas para Desarrolladores de Meta y las Condiciones del Servicio de Meta.
• •Los usuarios pueden dejar de interactuar con el agente en cualquier momento enviando la palabra STOP o contactando a la empresa directamente.

Los datos de conversaciones de Meta no se comparten con ningún tercero, salvo con los subprocesadores de infraestructura listados en la sección 7.

Cuando el negocio cliente lo autoriza y conecta su cuenta de Google mediante autorización segura (OAuth) a través de nuestra plataforma Próxima Centauri, el agente de IA de VIVAR AI accede a Google Calendar para gestionar la agenda de citas.

El uso y la transferencia de la información recibida de las APIs de Google se ajustan a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de la API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado (Limited Use).

"VIVAR AI's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements."

Los datos de Google Workspace (incluido Google Calendar) no se utilizan para entrenar, afinar ni mejorar modelos de inteligencia artificial generalizados o fundacionales, y no se venden ni se usan con fines publicitarios.

Para ofrecer respuestas automáticas, las interacciones de servicio al cliente se procesan mediante modelos de lenguaje de terceros.

• •Modelos utilizados: los mensajes, imágenes y audios de la conversación se procesan con Google Gemini, a través de la API de Google AI Studio en un entorno de pago.
• •El proveedor del modelo procesa estos datos únicamente para generar la respuesta solicitada en el momento de la interacción.

Entrenamiento de modelos: los datos transaccionales, las conversaciones, el contenido multimedia y los eventos de calendario de los usuarios no se utilizan para entrenar, afinar ni mejorar los modelos fundacionales de IA.

Cuando personalizamos o configuramos el agente de un cliente, lo hacemos ajustando sus instrucciones (prompts) y su base de conocimiento propia (catálogos, políticas, tono de voz). Esta personalización no constituye un entrenamiento del modelo fundacional ni mezcla los datos de un cliente con los de otro.

VIVAR AI opera como una plataforma SaaS multi-tenant: una misma infraestructura da servicio a múltiples organizaciones (clientes o "inquilinos") manteniendo sus datos separados. Compartimos datos únicamente con los subprocesadores estrictamente necesarios para la operación del servicio, que actúan como encargados del tratamiento:

• •Supabase: base de datos (PostgreSQL) y almacenamiento de archivos donde residen las conversaciones, contactos, catálogos, la agenda y los registros del agente.
• •Google (Gemini y Google Calendar): procesamiento de las respuestas de IA y gestión de la agenda de citas.
• •Tavily: servicio de búsqueda web que el agente consulta puntualmente para complementar sus respuestas.
• •Evolution API: conexión con WhatsApp para el envío y recepción de mensajes.
• •Meta Platforms, Inc.: API de mensajería (Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp).
• •Proveedores de infraestructura y hosting en la nube: alojamiento de los servicios de la aplicación.

No vendemos, alquilamos ni comercializamos datos personales a ningún tercero.

Todos los subprocesadores están sujetos a compromisos de confidencialidad y a estándares reconocidos de seguridad de la información.

Implementamos medidas técnicas y organizativas para proteger los datos:

• •Cifrado en tránsito: toda la comunicación con las APIs (Google/Gemini, Google Calendar, Supabase, Meta y Evolution API) se realiza bajo protocolos seguros HTTPS/TLS.
• •Cifrado en reposo para los datos almacenados en la base de datos.
• •Control de acceso: solo el personal autorizado y los sistemas automatizados estrictamente necesarios acceden a las credenciales y bases de datos, mediante autenticación y control de roles.
• •Los tokens de acceso a Google se almacenan de forma protegida y con acceso restringido (RLS).
• •Copias de seguridad automatizadas y regulares.
• •Evaluaciones periódicas de vulnerabilidades y riesgos de seguridad.

En caso de una brecha de seguridad que afecte datos personales, notificaremos a los titulares afectados y a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) conforme a la normatividad vigente.

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, usted como titular tiene los siguientes derechos:

• •Conocer los datos personales que tenemos sobre usted y cómo los usamos.
• •Actualizar y rectificar datos incompletos o inexactos.
• •Solicitar la supresión de datos cuando no exista obligación legal de conservarlos.
• •Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• •Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que sus derechos han sido vulnerados.

Si no recibe respuesta satisfactoria, puede acudir a la SIC: www.sic.gov.co

Definimos el ciclo de vida de la información que recopilan nuestros agentes de la siguiente manera:

• •Historiales de chat y memoria del agente: se conservan mientras dure la relación contractual con el cliente y se eliminan al finalizarla o a solicitud del cliente o del titular.
• •Eventos de calendario: la caché de citas ya realizadas se purga poco después de que la cita ha pasado; no conservamos copias de eventos vencidos más allá de ese período.
• •Obligaciones legales y fiscales: ciertos datos (p. ej. de facturación) pueden conservarse durante el período adicional exigido por la normativa (mínimo 5 años según la normativa tributaria colombiana).

Tras el vencimiento del período de retención, los datos se eliminan de forma segura mediante procedimientos que impiden su recuperación.

Nuestros servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de 18 años y a empresas. No recopilamos intencionalmente datos personales de menores de edad.

Si tomamos conocimiento de que hemos recopilado datos de un menor sin consentimiento parental, procederemos a su eliminación inmediata.

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• •Marketing: nos permiten medir el resultado de nuestras campañas publicitarias (p. ej. Meta Pixel). Solo se activan si usted las acepta.

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Puede aceptar, rechazar o cambiar su elección en cualquier momento desde el enlace "Configurar cookies" al pie de la página principal, o eliminando las cookies desde la configuración de su navegador.

Podemos actualizar esta política periódicamente para reflejar cambios en nuestros servicios o en la legislación aplicable. Cuando realicemos cambios materiales, notificaremos a nuestros clientes mediante:

• •Correo electrónico a la dirección registrada.
• •Aviso destacado en nuestro sitio web.

La fecha de "última actualización" al inicio de este documento indica cuándo se realizaron los últimos cambios. El uso continuado de nuestros servicios tras la notificación implica la aceptación de la política actualizada.